Dokumen Pengajuan SPJ Keuangan
16 September 2023
Perjalanan Dinas
Kelengkapan
- Surat Izin ditandatangani oleh Rektor (Dekan atau lebih dari satu orang dalam acara yang sama)/ Dekan (untuk WD, ka.Departemen dst untuk 1 orang)
- Surat tugas ditandatangani oleh Dekan
- Undangan berisi jadwal acara dan penjelasan rincian biaya yang di tanggung peserta atau panitia penyelenggara
- SPPD asli yang sudah lengkap (stempel, nama dan tanda tangan dari instansi tujuan)
- Laporan perjalanan dinas ditanda tangani ybs sesuai format
- Uang harian untuk Perjalanan Luar/dalam Negeri Maksimal 3 Hari
- Tiket Asli : Pesawat terbang dan boarding pass (asli)/ Bus/ Kereta api
- Bill Taxi asli / print Paid Grab / Gojek dari dan ke bandara, dibayarkan atcost dan maksimal sesuai standar yang telah ditetapkan pada setiap provinsi)
- Penginapan (Bill dari hotel atau Paid aplikasi online), dibayarkan atcost sesuai tingkat perjalanan dinas dan maksimal sesuai standar yang telah ditetapkan pada setiap provinsi dan penginapan yang akan dibayarkan hanya penginapan di daerah tempat acara.
- Sertifikat/piagam acara
- Foto kegiatan (Optional)
- Bukti izin sekneg (kalau melakukan perjalanan dinas di luar negeri)
- Foto visa dan Paspor pada waktu perjalanan pulang/pergi
- Nomor Rekening Bank Nagari
Formulir:
Konsumsi
- Surat permintaan konsumsi
- Daftar hadir lengkap dengan tanda tangan asli yang ditanda tangani penanggungjawab kegiatan
- Kwitansi/Faktur*
- Undangan Acara/pamflet
- Berita Acara Ujian dan Laporan Kegiatan
- Dibuatkan susunan kepanitiaan dalam laporan kegiatan untuk kegiatan mahasiswa
Catatan:
- Konsumsi Seminar Skripsi Mahasiswa D3/S1 minimal ± 3 orang peserta ujian dapat diberikan makan siang
- Makan Siang diberikan apabila acara sampai jam 12.00 WIB (istirahat siang)
- Daftar Hadir Dibedakan Antara Snack dan Makan Siang tidak boleh fotocopy
Honor Narasumber, Moderator, Dan Dosen Tamu
- Surat undangan, susunan/rundown acara (jam mulai s.d akhir) dan surat/konfirmasi kesediaan menjadi narasumber
- Laporan kegiatan yang di tanda tangani penanggung jawab kegiatan.
- Narasumber/dosen harus dari luar kemendikbud kemudian memberikan CV, npwp, no. rekening dan golongan PNS (apabila ada)
- Bahan presentasi, Daftar hadir/presensi daring, sertifikat (ex: Power point, PDF, dll)
- Foto kegiatan (Print Screen Layar zoom apabila daring)
- Tanda tangan amprah (rincian pembayaran) dari Bagian keuangan.
- Surat tugas dari Dekan
SPPD, Dosen Tamu Atau Narasumber Di Luar Kota Padang
- Surat tugas dan surat izin dari PPK
- SPPD (Sudah tanda tangan, nama dan cap instansi asal)
- Laporan Perjalanan dinas yang telah ditanda tangani
- Tiket dan bording pass asli
- Undangan dengan susunan acara
- Bill penginapan dari hotel/paid aplikasi online (dibayarkan hanya sewa kamar)
- Bahan presentasi, berita acara dan kelengkapan pendukung lainnya
Kelengkapan Bagi Mahasiswa
Mahasiswa meminta bantuan baik peminjaman tempat, permintaan spanduk, permintaan konsumsi diharuskan untuk membuat :
- Proposal
- Mengajukan Surat permintaan konsumsi, Spanduk dengan rincian kegiatan yang ditujukan ke Dekan
- Mengajukan Surat peminjaman tempat
- Jadwal Kegiatan beserta Undangan (Harus jelas jam pelaksanaannya dari jam mulai sampai dengan selesai)
- Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan pada jam dan hari kerja (max jam 16.00 WIB)
- 2 orang panitia bertanggung jawab untuk kelengkapan administrasi dengan memberikan contact person, Identitas Diri dan laporan kegiatan
Mahasiswa Mengikuti Seminar Atau Lomba (Tiket & Conference Fee)
Kelengkapan :
- Mengajukan Surat Permohonan Bantuan ditujukan ke Dekan beserta Proposal, Rundown Acara dan Undangan.
- Surat tugas dan surat Izin ditandatangani oleh Dekan (Pengurusan di Bagian Kemahasiswaan)
- Surat izin Sekneg untuk SPPD Luar Negeri
- Surat pernyataan tidak dibantu oleh rektorat
- Mahasiswa yang dibantu sebagai presenter/aktif dalam Conference yang di ikuti tersebut.
- Dibantu biaya tiket (Kelas Ekonomi) dan conference fee At Cost
- Laporan perjalanan dinas terisi lengkap
- SPPD distempel oleh panitia di tempat Kegiatan
- Tiket, boarding pass dan bukti pembayaran conference fee asli
- Sertifikat yang didapat dari hasil seminar atau lomba.
- No Rekening Bank Nagari
Pengawas Ujian di kelas/lokal (Non PNS)
- SK Pengawas
- Jadwal mengawas
- Rekap pengawas (Tabel per shift)
- Berita acara ujian
- No rekening (Bank Nagari), HP dan NPWP
- Peraturan lain yang berlaku sesuai SK Rektor
Pelaksanaan lembur
- Surat tugas dari PPK
- Formulir pengajuan lembur dari Pelaksana Lembur kepada Sub Koordinator
- Formulir pengajuan lembur dari Sub Koordinator kepada Wakil Dekan II
- Formulir pengajuan lembur dari Sub Koordinator kepada PPK
- Laporan pelaksanaan lembur
- Absen lembur yang sudah diverifikasi bagian kepegawaian (dalam satu bulan)
- Rekap absen (jika lebih 1 orang)
Honorarium Mengajar (Non PNS Unand)
- SK Mengajar
- Rekap Laporan Kehadiran Mengajar Dosen
- Konten Kuliah/daftar hadir dosen yang ditandatangi oleh penanggungjawab absen
- No rekening (Bank Nagari), HP, NPWP
- Surat permintaan dosen non PNS
Penelitian dan Pengabdian
Kelengkapan:
- Perjanjian Kontrak yang di Tandatangani Pihak Pertama dan Kedua
- Surat Pertanggungjawaban Mutlak ( Pakai Materai)
- Berita Acara Pembayaran yang sudah di Tandatangani
- Kwitansi yang sudah di Tandatangani ( Pakai materai )
- Ringkasan Kontrak yang sudah di Tandatangani
- Serah Terima Laporan Penelitian yang sudah di Tandatangani (Pembayaran tahap ke-II)
Pemberian Insentif
- Surat permohonan yang ditujukan kepada Dekan
- Laporan Kegiatan, no. Rekening penerima
- Sampel buku untuk pemberian insentif buku ajar yang dicetak sebanyak 10 buah buku dan 1 untuk keuangan
- Surat pernyataan tidak dibantu oleh pihak lain
CATATAN PENTING:
- Kegiatan yang dapat dibayarkan adalah kegiatan yang sudah ada dalam RKAT FEB yang sudah disahkan dan mohon diperhatikan detail belanja yang tersedia, Jika Bapak/Ibu ingin merubah atau mengadakan kegiatan yang belum dianggarkan silahkan mengajukan Revisi tahap berikutnya yang diketahui oleh Dekan.
- Sehubungan dengan ketentuan proses pencairan dana sesuai dengan jadwal kegiatan yang ada pada RKAT yang ditetapkan, maka apabila ada perubahan jadwal kegiatan segera melaporkan ke bagian keuangan setelah diketahui oleh Dekan.
- Apabila semua kelengkapan persyaratan diatas tidak dilengkapi maka untuk kegiatan berikutnya tidak bisa diproses.
- Kelengkapan / persyaratan di atas harus lengkap sebelum di berikan pada bagian keuangan, Sehingga dapat diproses dengan cepat. Paling lama 3 hari setelah melaksanakan kegiatan.
- Untuk kegiatan mahasiswa baik itu Perjalanan Dinas, Lomba dan Kegiatan mahasiswa lainnya, wajib konfirmasi terlebih dahulu ke bagian Keuangan maksimal 1 minggu sebelum kegiatan.
- Apabila ada perubahan peraturan akan diberitahukan kembali ke unit-unit.
